Vom Anruf zum
unterschriebenen Vertrag
Anfrage, Angebot, Rahmenvertrag und Abrechnung sind bei den meisten Betrieben vier getrennte Welten – Outlook, Word, Excel, Ordner. In JP FM ist es ein Vorgang: Das angenommene Angebot wird zur Vertragsakte, der aktivierte Vertrag erzeugt die Servicepläne, und die Abrechnung kennt die vereinbarten Preise.
- Angebot mit Versionsstand
- Vertragsakte mit Anlagen 1–10
- Aktivierung erzeugt Servicepläne
Vom Angebot zum Versand – ohne Programmwechsel.
Ein Angebot mit Positionen, Mengen, Einzelpreisen und Steuersätzen – darunter Netto, MwSt. und Brutto als Summenzeile. Rechts oben der Status, unten der Weg nach draußen: PDF erzeugen, per E-Mail senden oder im Kundenportal freigeben.
Was das Modul für Sie erledigt
Jede Anfrage landet im selben Korb
Telefon, Website-Formular und E-Mail münden in dieselbe Anfragenliste. Aus der Anfrage entstehen auf Wunsch direkt Kunde, Objekt und Angebotsentwurf – ohne Abtippen.
Dubletten fallen vorher auf
Meldet sich ein Bestandskunde erneut, zeigt die Umwandlung passende Treffer und verlangt eine bewusste Entscheidung: verknüpfen oder neu anlegen. Kein zweiter Datensatz aus Versehen.
Angebote mit Versionsstand
Beim Versand wird der Stand als Version festgehalten – mit Prüfsumme, unveränderlich. Wer später etwas ändert, erzeugt Version 2. Bei der Annahme ist damit belegt, welchen Stand der Kunde angenommen hat.
Vorkalkulation, bevor Sie zusagen
Je Position Personal, Material, Geräte, Anfahrt und Fremdleistung – daraus Selbstkosten, Deckungsbeitrag und Marge, mit Warnung bei Unterschreitung. Streng intern: nicht im Kunden-PDF, nicht im Portal.
Aus dem Angebot wird die Vertragsakte
Ein angenommenes Angebot lässt sich per Knopfdruck in einen Rahmenvertrag überführen – mit Kunde, Objekt, Leistungsbeschreibung samt Turnus und dem Herkunftsnachweis, aus welcher Angebotsversion er stammt.
Anlagen 1–10 an einer Stelle
Objektverzeichnis, Leistungsbeschreibung, Preisblatt, Winterdienst, Schlüssel, Reaktionszeiten, Ansprechpartner, Qualitätsstandards, Datenschutz und Übergabeprotokoll – jede Anlage mit eigenem Bearbeitungsstand und Vollständigkeitsprüfung.
Fünf Schritte, ein Vorgang
Anfrage
Anruf, Website oder E-Mail – die Anfrage wird erfasst, geprüft und in Kunde, Objekt und Angebotsentwurf umgewandelt.
Angebot
Positionen aus dem Leistungskatalog, Turnus je Position, interne Vorkalkulation. Der Versand hält den Stand als Version fest.
Vertrag
Das angenommene Angebot wird zur Vertragsakte. Anlagen ergänzen, intern prüfen, dann fixieren – im Vier-Augen-Prinzip.
Unterschrift
Die Vertragsdokumente entstehen ausschließlich aus der fixierten Version. Unterzeichnung über das Kundenportal oder auf Papier.
Betrieb
Die Aktivierung erzeugt die Servicepläne und – wenn gewünscht – die wiederkehrende Rechnung. Ab hier läuft der Vertrag von selbst.
Die Vertragsakte, nicht der Ordner
Oben die Reiter der gesamten Akte – von den Grunddaten über alle Anlagen bis zu Prüfung, Fixierung, Unterzeichnung und Aktivierung. Darunter die strukturierten Anlagen: je Anlage der Bearbeitungsstand und was zur Vollständigkeit noch fehlt.
Word, Excel und der E-Mail-Anhang
So sieht der Vertragsprozess in den meisten Betrieben aus – und so sieht er mit JP FM aus.
Word-Vorlage, Excel-Preisblatt, Outlook
Jeder Vertrag ist eine kopierte Datei. Was gilt, weiß nur, wer den richtigen Anhang findet.
- „Welche Fassung gilt?" Angebot_final_v3_neu.docx liegt in drei Postfächern – welche der Kunde angenommen hat, lässt sich nicht mehr sagen.
- Preisblatt driftet. Die Excel-Kalkulation wird kopiert und weitergepflegt; der Vertrag zeigt bald andere Preise als die Rechnung.
- Anlagen fehlen. Schlüsselverzeichnis und Reaktionszeiten sind eigene Dateien – beim Versand vergisst sie regelmäßig jemand.
- Nach der Unterschrift beginnt Handarbeit. Termine, Turnus und Dauerrechnung werden noch einmal von Hand angelegt.
Ein Vorgang, ein Stand, ein System
Angebot, Vertrag und Abrechnung greifen auf dieselben Daten zu – der gültige Stand ist immer benannt.
- Die Version ist benannt. Der Versand hält den Stand mit Prüfsumme fest; die Annahme wird an genau diese Version gebunden.
- Das Preisblatt gehört zum Vertrag. Übernommene Katalogpreise werden zu eigenen Vertragswerten – spätere Katalogänderungen verschieben sie nicht.
- Anlagen sind Teil der Akte. Jede Anlage hat einen Bearbeitungsstand und sagt, was zur Vollständigkeit fehlt. Nur aktive Anlagen kommen ins Dokument.
- Die Aktivierung arbeitet. Sie erzeugt die Servicepläne aus der Leistungsbeschreibung – inklusive Saisonfenster beim Winterdienst.
Beleg: die beiden Screenshots oben stammen aus der laufenden Software.
Was die Unterschrift ist – und was nicht
Weil an dieser Stelle gern zu viel versprochen wird, hier die genaue Einordnung.
Mitgeliefert: Bestätigung im Portal
Der Unterzeichner bestätigt den Vertrag über einen persönlichen Portalzugang. Das ist eine einfache elektronische Signatur – kein qualifiziertes Signaturverfahren.
Anbindbar: externe Anbieter
Für fortgeschrittene oder qualifizierte Signaturen gibt es eine offene Schnittstelle, an die sich ein externer Anbieter anbinden lässt. Mitgeliefert wird kein solcher Anbieter.
Aufbewahrung geht vor Löschung
Ein bindender Vertrag lässt sich bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht archivieren oder löschen – auch nicht durch Berechtigte. Personenbezogene Daten der Unterzeichner können dabei getrennt anonymisiert werden.
Stark allein. Unschlagbar zusammen.
Alle Module greifen auf dieselben Daten zu – keine Doppeleingaben, keine Schnittstellen-Bastelei.
Leistungskatalog
Die Positionen von Angebot und Preisblatt kommen aus dem Katalog – mit Preis und Zeitansatz.
Angebote & Rechnungen
Der aktivierte Vertrag kann die wiederkehrende Rechnung erzeugen – mit den vereinbarten Preisen.
Kundenportal
Angebot freigeben, Vertragsdaten erfassen, unterzeichnen – der Kunde macht das selbst.