Das Telefon ist der wichtigste Eingangskanal im Gebäudeservice und zugleich der einzige, der keine Spur hinterlässt. JP FM protokolliert eingehende und ausgehende Anrufe, ordnet sie über die Rufnummer dem Kunden, dem Objekt oder dem Lieferanten zu und blendet beim Klingeln ein, was Sie in dieser Sekunde wissen müssen.
Hier steht noch kein Screenshot – mit Absicht. Das Modul ist fertig, unsere öffentliche Demo läuft aber noch auf einer älteren Programmfassung und zeigt die Ansicht deshalb noch nicht. Wir zeigen an dieser Stelle lieber nichts als ein nachgebautes Bild. In der Demo führen wir Ihnen das Modul live vor.
Eingehend wie ausgehend, mit Zeitpunkt, Richtung, Dauer und Ausgang. „Verpasst“ ist dabei kein Sammelbegriff, sondern eine Ableitung aus dokumentierten Gründen – eine Weiterleitung zählt ausdrücklich nicht dazu.
Kunde, Ansprechpartner, Mitarbeiter, Lieferant, Anfrage oder Bewerbung. Ist die Nummer eindeutig, wird automatisch verknüpft; führt sie zu verschiedenen Kunden, bekommen Sie bis zu fünf Vorschläge zum Bestätigen.
Während es klingelt: wer anruft, in welcher Rolle, zu welchem Kunden, welche Objekte dazugehören, wie viele Aufgaben und Mängel dort offen sind und wann zuletzt telefoniert wurde. Ein Klick führt in den Datensatz.
Jede Rufnummer in der Anwendung bekommt einen Knopf. Der Klick schickt nie eine Nummer mit, sondern nur Datensatzart und Kennung; die Nummer liest der Server erst, nachdem er Ihr Leserecht am Zieldatensatz geprüft hat.
Aus dem Anruf heraus eine Gesprächsnotiz festhalten, einen Rückruf vormerken oder gleich einen neuen Kunden beziehungsweise eine Anfrage anlegen – ohne die Nummer abzutippen.
Außerhalb der Geschäftszeiten kann die Anlage den Anruf an die Person leiten, die tatsächlich im Bereitschaftsplan steht. Ab Werk aus, zuerst im Testmodus – und ohne das Modul entscheidet die Telefonanlage wie bisher.
Die Anlage meldet den Anruf. Die Rufnummer wird in die internationale Form gebracht und gegen den Nummernindex geprüft.
Bei einem eindeutigen Treffer steht der Kunde da – mit Objekten, offenen Aufgaben und Mängeln und dem letzten Gespräch.
Notiz an den Anruf, Rückruf vormerken, Aufgabe anlegen oder aus einer unbekannten Nummer direkt eine Anfrage machen.
Der Anruf hängt am Kunden. Nach 90 Tagen werden die Verbindungsdaten anonymisiert, nach einem Jahr gelöscht – beide Fristen sind einstellbar.
Alle genannten Eigenschaften und Zahlen stammen aus dem Produktcode – keine erfundenen Kundenwerte.
Er nennt keine Objektnummer, er sagt „wegen der Sache mit dem Keller“. Wer beim Abheben schon sieht, welche Objekte zu diesem Anrufer gehören und dass dort ein Mangel offen ist, spart die ersten zwei Minuten des Gesprächs – und muss nicht zurückrufen.
Aus dem Produktcode: Kunde, Ansprechpartner, Mitarbeiter, Lieferant, Anfrage, Bewerbung; bis zu fünf Vorschläge.
Der Anruf muss bei der Person landen, die wirklich Bereitschaft hat – nicht bei der Nummer, die vor drei Monaten in die Ansage gesprochen wurde. Die Weiterleitung liest den Bereitschaftsplan; ist das Modul aus, macht die Telefonanlage weiter, was sie immer macht.
Aus dem Produktcode: Weiterleitung ist Default AUS, an den Bereitschaftsplan gebunden und startet im Testmodus.
Ein Wählknopf im Browser ist ein Angriffsziel: Wer ihn missbraucht, ruft teure Servicenummern an, an denen er selbst verdient. Deshalb sind die Erlösbereiche gesperrt und die Zahl der Wählvorgänge begrenzt – und der Klick kann gar keine fremde Nummer transportieren.
Aus dem Produktcode: Mengenbegrenzung je Konto; gesperrt sind Premium-, Massenverkehrs-, Auskunfts- und Satellitennummern.
So läuft der wichtigste Eingangskanal in den meisten Betrieben – und so sieht es mit JP FM aus.
Angerufen wird auf dem Diensthandy. Was besprochen wurde, weiß die Person, die abgehoben hat.
Das Gespräch hängt am Kunden und am Objekt – mit Notiz, Rückruf und allem, was daraus entstanden ist.
Beleg: Diese Seite zeigt keinen Screenshot, weil die öffentliche Demo noch auf einer älteren Fassung läuft. In der Demo führen wir Ihnen das Modul live vor.
Telefondaten sind heikel. Deshalb steht hier, was das Modul bewusst nicht tut.
Aufzeichnungen werden weder abgerufen noch gespeichert noch gesteuert. Das Mitschneiden ohne Einwilligung beider Seiten ist in Deutschland strafbar (§ 201 StGB) – das Modul rührt diese Möglichkeit nicht an.
Auswertungen je Beschäftigtem sind ab Werk ausgeschaltet. Beschäftigte sehen immer ihre eigenen Anrufe; wer alle Anrufe des Betriebs sehen darf, braucht ein eigenes Recht. Der Betriebsrat hat hier ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
Verbindungsdaten werden nach 90 Tagen anonymisiert und nach einem Jahr gelöscht – beide Fristen sind einstellbar. Rufnummern erscheinen nie im Änderungsprotokoll und nie im Kundenportal.
Damit es keine Überraschung bei der Einrichtung gibt.
Angebunden ist zuerst sipgate. Die Fachlogik hängt nicht daran – was anbieterspezifisch ist, steckt hinter einer austauschbaren Schicht. Weitere Anlagen kommen über dieselbe Stelle dazu.
Für den Betrieb der Telefonanlage brauchen Sie einen AVV mit Ihrem Anbieter. Die Software weist in den Einstellungen darauf hin.
Das Modul ist ab Werk aus. Es wird eingeschaltet, eingerichtet und dann Stufe für Stufe scharf geschaltet – Weiterleitung und Signaturpflicht zuletzt.
Alle Module greifen auf dieselben Daten zu – keine Doppeleingaben, keine Schnittstellen-Bastelei.
