Ein verlorener Generalschlüssel kann eine ganze Schließanlage kosten – und die Frage, wer ihn zuletzt hatte, beantwortet in vielen Betrieben ein Zettel im Schlüsselkasten. In JP FM hängt jeder Schlüssel am Objekt, jede Ausgabe und Rückgabe wird bestätigt, und die Bewegungen lassen sich nachträglich nicht mehr ändern.
Oben die Bilanz: wie viele Schlüssel es gibt, wie viele ausgegeben und nicht zurück sind, wie viele als verloren gemeldet wurden und wie viele Verlustmeldungen noch offen sind. Darunter die letzten Bewegungen mit Zeitpunkt, Art, Menge, Empfänger und Bestätigung.
Nummer, Bezeichnung, Art – Standard, Haupt-, Generalschlüssel, Transponder, Zylinder – und die vorhandene Stückzahl. Damit ist von vornherein klar, worüber gesprochen wird.
Gesamt, im Umlauf, verfügbar, verloren: Die Software rechnet die Bilanz aus den Bewegungen und den gemeldeten Verlusten – nicht aus einem Feld, das jemand pflegen müsste.
Empfänger ist entweder eine Person aus dem Betrieb oder eine frei erfasste externe Person – etwa der Handwerker. Die Bestätigung steht in der Bewegung.
Für Ausgaben und Rückgaben gibt es bewusst keine Änderungs- und keine Löschfunktion – auch nicht für Administratoren. Eine Korrektur ist eine neue Bewegung, kein stilles Überschreiben.
Ein gemeldeter Verlust bleibt als offener Vorgang stehen, bis er abgeschlossen ist. Genau das ist der Punkt, an dem sonst die Entscheidung über einen Schließanlagentausch versandet.
Beide Felder sehen nur Rollen mit einer eigenen Berechtigung dafür. Kunden und Hausverwaltungen sehen sie nie – auch nicht im Kundenportal.
Nummer, Bezeichnung, Art und Stückzahl je Objekt. Lagerort und Schließsystem nur, wenn die Rolle es darf.
An eine Person aus dem Betrieb oder an einen externen Empfänger, mit Menge und Bestätigung. Der Bestand im Umlauf steigt.
Dieselbe Mechanik rückwärts. Die Bilanz aktualisiert sich, ohne dass jemand eine Zahl von Hand korrigiert.
Menge und Umstände werden festgehalten; der Vorgang bleibt offen, bis er bewusst abgeschlossen wird.
Die Zahlen unten stammen aus der abgebildeten Demo-Instanz bzw. beschreiben, was die Software tut – keine erfundenen Kundenwerte.
Die erste Frage der Versicherung und des Eigentümers lautet: Wer hatte ihn, seit wann, und wurde die Ausgabe bestätigt? Mit einem append-only geführten Bewegungsprotokoll ist die Antwort eine Abfrage – nicht eine Rekonstruktion aus Erinnerungen.
Aus der Software bzw. dem Screenshot oben: Bewegungen haben keine Änderungs- und keine Löschfunktion.
Beim Austritt braucht die Personalabteilung eine Liste: Welche Schlüssel sind auf diese Person ausgegeben und nicht zurück? Die Bilanz beantwortet das je Schlüssel – nicht erst, wenn drei Wochen später eine Tür nicht mehr aufgeht.
Aus der Software: Bestand im Umlauf wird aus Bewegungen und Verlustmengen berechnet.
Eine externe Person bekommt den Schlüssel für zwei Tage. Empfängertyp „extern“, Menge, Bestätigung – und beim Zurückbringen die Gegenbuchung. Was sonst ein Zettel im Kasten war, ist jetzt ein Vorgang mit Datum.
Aus der Software: Empfängertyp „staff“ oder „external“; jede Aktion wird auditiert.
So wird der Schlüsselbestand in den meisten Betrieben geführt – und so sieht es mit JP FM aus.
Der Bestand steht auf einem Blatt an der Innenseite der Tür, die Ausgabe klärt sich per Zuruf oder Kurznachricht.
Bestand, Umlauf und Verluste ergeben sich aus den Bewegungen – und die lassen sich nicht nachträglich glätten.
Beleg: Der Screenshot oben stammt aus der laufenden Software – Bestandsbilanz und Bewegungstabelle sind unverändert abgebildet.
Damit klar ist, wo die Grenze des Moduls liegt.
Schließpläne, Zylinderhierarchien und Berechtigungsmatrizen einer Schließanlage bildet das Modul nicht ab. Es verwaltet Exemplare, ihren Verbleib und ihre Bewegungen.
Das ist eine Eigenschaft, kein Mangel: Ein Bewegungsprotokoll, das sich glätten lässt, taugt als Nachweis nicht. Fehler werden durch eine Gegenbuchung bereinigt.
Wer keinen Zugriff auf einen Schlüssel hat, bekommt dieselbe Meldung wie bei einem Schlüssel, den es nicht gibt. So verrät die Anwendung nicht, was es alles gibt.
Alle Module greifen auf dieselben Daten zu – keine Doppeleingaben, keine Schnittstellen-Bastelei.
Jeder Schlüssel hängt an einem Objekt – zusammen mit Ansprechpartnern, Dokumenten und Aufgaben.
Beim Austritt zeigt die Bilanz, welche Schlüssel auf die Person ausgegeben und nicht zurück sind.
Dieselbe Logik für Fahrzeuge, Geräte und Inventar – Ausgabe, Rückgabe, Verbleib.
