Modul

Qualität, die man
vorzeigen kann

Öffentliche und gewerbliche Ausschreibungen verlangen ein Eigenkontrollsystem – und der Verwalter, der reklamiert, will eine Zahl sehen, kein „wir kümmern uns darum“. JP FM zieht die Stichprobe zufällig aus dem Raumbuch, rechnet die Akzeptanzquote gegen die vereinbarte Zielquote und macht aus jeder Abweichung einen Mangel im selben System.

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Zufällige Stichprobe aus dem Raumbuch
Akzeptanzquote gegen die Zielquote
Abweichung wird automatisch zum Mangel

JP FMDashboardObjekteQualitätskontrolleMängelBerichte

Stichprobenprüfung · Bürohaus Am Markt

13Bereiche

96 %Zielquote

92 %Erreicht

Treppenhaus A · In OrdnungOK

Sanitär EG · Abweichung · StaubMangel

Ergebnis · unter ZielquoteNicht bestanden

Ein Blick in die Software

Die Stichprobe zieht der Server – nicht der Prüfer.

Objekt und Prüfdatum wählen, Zielquote bestätigen, Stichprobengröße leer lassen – dann schlägt die Software sie nach der Losgröße vor. Ein Klick zieht die Bereiche zufällig aus dem Raumbuch und legt die Prüfung an.

Formular „Prüfung starten“ in JP FM: Auswahlfeld für das Objekt, Prüfdatum, Feld „Zielquote (Akzeptanz in %)“ mit dem Wert 96 und dem Hinweis, dass 96 Prozent der üblichen AQL-4-Praxis entsprechen und vertraglich Vereinbartes vorgeht, Feld „Stichprobengröße (leer = Empfehlung)“ mit dem Platzhalter „automatisch nach Losgröße“, Anmerkungsfeld und die Schaltfläche „Stichprobe ziehen & Prüfung anlegen“. Über dem Formular steht: Die Stichprobe wird zufällig aus den Raumbuch-Bereichen des Objekts gezogen. — Prüfung starten in JP FM · Die dargestellten Objekte und Werte sind Beispieldaten.

Funktionen

Was das Modul für Sie erledigt

Der Server zieht die Stichprobe

Zufällig und ohne Zurücklegen aus den Bereichen des Raumbuchs. Nicht der Prüfer entscheidet, wo geschaut wird – das ist der ganze Unterschied zwischen einer Kontrolle und einem Rundgang.

Stichprobengröße als Empfehlung

Das Feld darf leer bleiben: bis 8 Bereiche alle, bis 15 acht, bis 25 zehn, bis 50 dreizehn, bis 90 zwanzig, darüber 32. Die Staffel ist an ISO 2859 angelehnt und bleibt ausdrücklich eine Empfehlung – eine Normbehauptung ist sie nicht.

Zielquote statt Bauchgefühl

Voreingestellt sind 96 % – die übliche AQL-4-Praxis. Steht im Vertrag etwas anderes, gilt der Vertrag: Die Zielquote ist je Prüfung frei setzbar.

Erfassen: in Ordnung oder Abweichung

Je Prüf-Element ein Klick, bei einer Abweichung dazu die Fehlerart aus der Liste und eine Notiz. Solange die Prüfung im Entwurf ist, lässt sie sich beliebig oft speichern und fortsetzen.

Der Abschluss friert die Zahlen ein

Die Akzeptanzquote ist der Anteil der bewerteten Elemente in Ordnung; sie wird gegen die Zielquote geprüft und danach nicht mehr nachgerechnet. Bestanden oder nicht bestanden steht fest.

Jede Abweichung wird ein Mangel

Beim Abschluss entsteht je Abweichung ein Mangel mit Fehlerart und Bereich im Titel – im selben System, in dem auch die Behebung läuft. Bereits verknüpfte Abweichungen werden nie doppelt gemeldet.

So läuft es im Alltag

Vier Schritte, ein belastbarer Nachweis

Prüfung starten

Objekt, Datum, Zielquote. Die Stichprobengröße schlägt die Software vor, die Bereiche zieht der Server.

Vor Ort erfassen

Je Bereich „In Ordnung“ oder „Abweichung“ mit Fehlerart und Notiz. Zwischenspeichern so oft Sie wollen.

Abschließen

Nach einer Rückfrage werden die Kennzahlen eingefroren – und aus jeder Abweichung entsteht ein Mangel.

Trend ablesen

Am Objekt steht die durchschnittliche Akzeptanzquote der letzten Prüfungen als Ampel: ab 96 % grün, ab 90 % gelb, darunter rot.

Fallbeispiele

Drei Situationen, in denen die Zahl entscheidet

Keine erfundenen Kundenzahlen – die Werte unten stehen so in der Software oder in der zitierten Quelle.

Die Ausschreibung verlangt ein Eigenkontrollsystem

Der Passus „Der Auftragnehmer führt ein Eigenkontrollsystem nach DIN EN 13549“ steht in jedem zweiten öffentlichen Leistungsverzeichnis. Mit dem Modul beschreiben Sie im Angebot ein Verfahren, das Sie tatsächlich betreiben – zufällige Stichprobe, feste Zielquote, dokumentierte Abweichung.

96 %Zielquote, voreingestellt

13Stichprobe bei 50 Bereichen

Werte aus der Software: Voreinstellung und Größenstaffel. DIN EN 13549 beschreibt das Verfahren; die Staffel ist an ISO 2859 angelehnt und bleibt eine Empfehlung.

Der Verwalter reklamiert zum dritten Mal

Statt einer Diskussion über Eindrücke legen Sie die letzten drei Prüfungen desselben Objekts nebeneinander: gezogene Bereiche, bewertete Elemente, Quote. Wo es tatsächlich hakt, steht als Mangel im System – mit Fehlerart und Bereich.

3Ampelstufen am Objekt

0doppelt gemeldete Abweichungen

Aus der Software: Ampel ≥ 96 % grün, ≥ 90 % gelb, darunter rot; die Verknüpfung Abweichung ↔ Mangel ist eindeutig.

Das Quartalsgespräch mit dem Eigentümer

Die Frage „Wird es besser?“ lässt sich nur beantworten, wenn zwei vergleichbare Prüfungen existieren. Genau dafür ist die Quote eingefroren: Sie ändert sich nicht mehr, wenn später jemand einen Mangel schließt.

eingefrorennach dem Abschluss

je ObjektTrend im Cockpit

Aus der Software: Kennzahlen werden beim Abschluss festgeschrieben, der Trend hängt am Objekt.

Vorher / Nachher

Klemmbrett, Excel-Tabelle und ein Foto in der WhatsApp-Gruppe

So wird Qualität in den meisten Betrieben kontrolliert – und so sieht es mit JP FM aus.

Vorher

Rundgang nach Gefühl

Geprüft wird, wo gerade jemand vorbeikommt. Dokumentiert wird, was abends noch erinnert wird.

Die Stichprobe sucht sich der Prüfer aus. Wer den Rundgang macht, geht dorthin, wo es erfahrungsgemäß passt. Eine Auswahl, die niemand nachvollziehen kann, überzeugt im Streitfall niemanden.
Die Tabelle lebt auf einem Laptop. „Kontrolle_Objekt3_final.xlsx“ existiert in drei Fassungen, und an der Formel für die Quote hat irgendwann jemand etwas verschoben.
Fotos versanden in der Gruppe. Das Bild vom verschmutzten Treppenhaus liegt im Chat – ohne Objekt, ohne Bereich, ohne Datum, das ein halbes Jahr später noch jemand findet.
Ein Trend entsteht nie. Ob es besser oder schlechter wird, kann niemand sagen: Es gibt keine zwei Prüfungen, die sich vergleichen ließen.

Mit JP FM

Gezogene Stichprobe, feste Quote, sichtbarer Trend

Der Server zieht die Bereiche, die Software rechnet die Quote, und jede Abweichung wird zum Vorgang.

Der Server zieht, nicht der Prüfer. Die Bereiche kommen zufällig und ohne Zurücklegen aus dem Raumbuch – nachvollziehbar und von niemandem beeinflussbar.
Die Quote rechnet die Software. Anteil der bewerteten Elemente in Ordnung, gemessen an der vereinbarten Zielquote – und nach dem Abschluss eingefroren.
Jede Abweichung wird ein Mangel. Mit Fehlerart, Bereich und Notiz, im selben System, in dem auch die Behebung läuft. Nichts bleibt in einem Chat liegen.
Der Trend steht am Objekt. Die durchschnittliche Akzeptanzquote der letzten Prüfungen als Ampel – die Zahl, die im Quartalsgespräch gebraucht wird.

Beleg: Der Screenshot oben stammt aus der laufenden Software. Zielquote, Staffelhinweis und der Satz zur Stichprobenziehung sind unverändert abgebildet.

Klartext

Was das Modul kann – und was ausdrücklich nicht

Weil an dieser Stelle gern zu viel versprochen wird, hier die genaue Einordnung.

Keine Fehlerklassen

Die Fehlerart ist eine Kategorie, kein Gewichtungsfaktor. Ein staubiger Handlauf zählt in der Quote genauso wie ein nicht gereinigtes WC. Wer nach Schweregrad gewichten will, tut das heute außerhalb der Software.

Kein eigenes Prüfprotokoll als PDF

Den Nachweis tragen der Monats-Leistungsnachweis und das Änderungsprotokoll. Ein eigenes Protokoll-PDF ist eine spätere Ausbaustufe – wir schreiben es hier hin, statt es anzudeuten.

Ohne Raumbuch keine Prüfung

Sind zum Objekt keine Bereiche erfasst, verweigert die Software die Stichprobe. Es gäbe keine Grundgesamtheit, aus der zu ziehen wäre – und eine Quote ohne Grundgesamtheit wäre eine erfundene Zahl.

Im Zusammenspiel

Stark allein. Unschlagbar zusammen.

Alle Module greifen auf dieselben Daten zu – keine Doppeleingaben, keine Schnittstellen-Bastelei.

Kunden & Objekte

Das Raumbuch der Objekte ist die Grundgesamtheit jeder Stichprobe – ohne Bereiche keine Prüfung.

Aufgaben & Mängel

Jede Abweichung wird beim Abschluss zum Mangel – mit Fehlerart im Titel und Bezug zum Bereich.

Rahmenverträge

Anlage 8 des Rahmenvertrags hält die Qualitätsstandards fest, gegen die Sie prüfen.

Qualität, die manvorzeigen kann