Raus aus dem Zettelchaos.
Rein in die Ordnung.
Stundenzettel abtippen, Fotos im Chat suchen, Nachweise zusammentragen: Diese Nacharbeit entsteht, weil draußen auf Papier erfasst wird. Mit JP FM erfasst Ihr Team Zeiten, Checklisten, Fotos und Unterschriften direkt am Objekt – im Büro wird geprüft und freigegeben, nicht mehr abgetippt.
- In Tagen produktiv – kein Einführungsprojekt
- App ohne App-Store – erfasst auch ohne Netz
- DSGVO-konform · Hosting in Deutschland
Die zweite Schicht beginnt, wenn Ihr Team nach Hause fährt.
Die Arbeit draußen ist erledigt. Im Büro fängt sie noch einmal an – diesmal auf Papier.
- Zettel einsammeln
Drei Stundenzettel fehlen, einer ist nicht zu entziffern. Also: hinterhertelefonieren.
- Stunden abtippen
Zeile für Zeile in die Tabelle – und hoffen, dass Objekt und Uhrzeit stimmen.
- Fotos suchen
Der Auftraggeber fragt nach dem Vorher-Bild. Es steckt irgendwo im Gruppenchat.
- Nachweise zusammenbauen
Leistungsnachweis und Rechnung entstehen aus Zetteln, Tabellen und Erinnerung.
Das ist kein Fleißproblem, sondern ein Erfassungsproblem. Was draußen auf Papier landet, muss drinnen noch einmal angefasst werden. Wird es draußen digital erfasst, bleibt im Büro das Prüfen.
Derselbe Arbeitstag – einmal mit Zetteln, einmal ohne
Zettel, Chat und Tabelle
Jede Information wird mindestens zweimal angefasst – einmal draußen, einmal im Büro.
- Stundenzettel kommen freitags – oder gar nicht. Das Büro tippt ab, rechnet nach und telefoniert hinterher.
- Fotos liegen im Gruppenchat. Welches Objekt, welcher Tag? Gesucht wird, wenn der Kunde schon wartet.
- Nachweise entstehen erst auf Nachfrage. Zusammengesucht aus Ordnern, E-Mails und Erinnerung.
- Aufträge per Zuruf. Was niemand aufschreibt, taucht später in keiner Rechnung auf.
Einmal erfassen – am Objekt
Jede Information wird einmal erfasst und bleibt dort, wo sie hingehört: an der Aufgabe.
- Zeiten werden vor Ort gebucht – mit Objekt- und Aufgabenbezug. Das Büro prüft und gibt frei.
- Fotos hängen an der Aufgabe: vorher, nachher, Schaden. Sie liegen dort, wo man sie sucht – nicht im Chatverlauf.
- Der Nachweis entsteht beim Abschluss. Der Kunde unterschreibt auf dem Smartphone, das PDF geht per E-Mail an ihn.
- Aufgaben stehen in der App. Wiederkehrende Arbeiten legt das System selbst an, neue kommen per Push.
Beleg: die Bildschirmfotos aus der laufenden Software weiter unten.
Einmal am Objekt erfasst. Im Büro schon da.
Was Ihr Team vor Ort festhält, steht im Büro bereit – ohne Abtippen und ohne Suchen.
Ihr Team erfasst – ein einziges Mal
Direkt am Objekt, auf dem eigenen Smartphone. Auch ohne Netz: Die App speichert zwischen und überträgt später.
- Zeit
- Checkliste
- Fotos
- Unterschrift
- Mangelmeldung
- Arbeitszeiteneingereicht, geprüft, freigegeben – die Grundlage für Monatsabschluss und Lohnbüroohne Abtippen
- LeistungsnachweisPDF mit der Unterschrift des Kunden, per E-Mail direkt aus der Appbeim Abschluss
- Fotos & Checklistenan der Aufgabe abgelegt statt im Chatverlauf verstreutauffindbar
- Mängelaus der Meldung mit Foto wird ein Vorgang mit Status und Zuständigkeitgeht nicht unter
- Monatsnachweis je Objektentsteht zum Monatsanfang als Entwurf – ins Kundenportal kommt nur, was Sie freigebenvorbereitet
Kein Versprechen. Bildschirmfotos.
So sieht das Büro aus, wenn nichts mehr abgetippt wird.
Aufgaben statt Zuruf
Jede Aufgabe hat ein Objekt, eine Fälligkeit, eine Priorität und einen Status. Was offen ist, steht in der Liste – nicht auf einem Zettel am Armaturenbrett.
Zeiten statt Stundenzettel
Datum, Objekt, Tätigkeit, Dauer – und der Status „Freigegeben“. Geprüft wird am Bildschirm, nicht mit dem Textmarker.
Aufgenommen aus der laufenden Software · Die dargestellten Betriebe und Objekte sind Beispieldaten · Bild antippen für die volle Größe.
In drei Schritten vom Zettel zur Ordnung
Kein Einführungsprojekt, kein Berater-Marathon. Sie starten mit dem, was Sie haben.
Bestand übernehmen
Kunden, Objekte und Mitarbeiter kommen per Import aus Excel oder CSV – mit Vorschau, bevor etwas gespeichert wird.
Team aufs Smartphone holen
Die App läuft im Browser des Smartphones, ganz ohne App-Store. Aufgaben, Tour und Zeiterfassung sind sofort da.
Zettel weglassen
Ab dem ersten Einsatz wird am Objekt erfasst. Das Büro prüft und gibt frei – der Stapel wächst nicht mehr nach.
Sie müssen nicht alles auf einmal umstellen. Beginnen Sie zum Beispiel mit Aufgaben und Zeiterfassung und nehmen Sie Disposition, Abrechnung oder das zubuchbare Kundenportal dazu, wenn es passt. Enthalten sind ohnehin alle Kernfunktionen – und die Einrichtung begleiten wir gemeinsam mit Ihnen.
Was die Zettel ersetzt
Sechs Funktionen, die im Alltag eines Gebäudedienstleisters das meiste Papier überflüssig machen.
Mobile App
Aufgaben, Tour, Zeiten, Checklisten, Fotos und Unterschrift auf dem Smartphone – auch ohne Netz.
Funktion ansehen stattZeiterfassung
Start, Stopp, fertig – mit Objekt- und Aufgabenbezug. Das Büro prüft am Bildschirm und gibt frei.
Funktion ansehen stattAufgaben & Mängel
Wiederkehrende Arbeiten entstehen von selbst, Mängel laufen mit Foto durch einen klaren Status-Ablauf.
Funktion ansehen stattDisposition & Touren
Touren mit Stopps planen, Mitarbeiter und Teams zuweisen – die Tour steht in der App.
Funktion ansehen stattChecklisten & Protokolle
Begehungen und Prüfungen digital ausfüllen. Fotos und Unterschrift hängen an der Aufgabe, das Protokoll drucken Sie als PDF.
Funktion ansehen stattKundenportal
Auftraggeber melden Anliegen mit Foto und sehen Status und freigegebene Nachweise selbst.
Zubuchbare Zusatzfunktion – je Instanz, Preis auf der Preisseite.
Funktion ansehenGebaut für den Alltag im Gebäudeservice
Aus der Praxis entstanden
Seite an Seite mit einem Gebäudeservice-Betrieb entwickelt – Funktion für Funktion im Tagesgeschäft erprobt, nicht am Reißbrett erfunden.
Ihre Daten bleiben Ihre Daten
Hosting in deutschen Rechenzentren, DSGVO-konform, stündliche Backups. JP FM ist ausschließlich Software-Anbieter – kein konkurrierender Dienstleister.
Ein Preis, alle Kernfunktionen
200 € je Benutzer und Jahr – oder 20 € je Benutzer und Monat –, netto, dazu einmalig die Einrichtung zum Festpreis nach Benutzerzahl. Der Preis richtet sich allein nach der Zahl Ihrer Anwenderkonten; einige Zusatzfunktionen sind zubuchbar. Die Zugänge Ihrer Auftraggeber zum Kundenportal zählen nicht mit. Preis berechnen
Was Inhaber vor dem Umstieg wissen wollen
Meine Leute sind keine Computerfreunde – klappt das trotzdem?
Die App zeigt jedem Mitarbeiter nur, was er für den Tag braucht: seine Aufgaben, seine Tour, Start und Stopp für die Zeit, Checkliste, Foto und Unterschrift. Sie läuft im Browser des Smartphones – ohne App-Store und ohne Installation. In der Demo zeigen wir Ihnen genau diese Ansicht, damit Sie selbst beurteilen können, ob Ihr Team damit zurechtkommt.
Was passiert ohne Netz – im Keller oder in der Tiefgarage?
Die App arbeitet weiter. Zeitbuchungen, Checklisten, Fotos, Unterschriften und Meldungen werden auf dem Gerät zwischengespeichert und übertragen, sobald wieder Verbindung besteht. Nur der Versand des Leistungsnachweises an den Kunden braucht eine Verbindung.
Müssen wir alles auf einmal umstellen?
Nein. Beginnen Sie mit dem, was heute am meisten Zeit kostet – zum Beispiel mit Aufgaben und Zeiterfassung – und nehmen Sie Disposition, Abrechnung oder das zubuchbare Kundenportal später dazu. Enthalten sind alle Kernfunktionen von Anfang an; Sie zahlen nichts nach, wenn Sie mehr davon nutzen – nur zubuchbare Zusatzfunktionen wie das Kundenportal kosten extra.
Was wird aus unseren Excel-Listen?
Kunden, Objekte, Mitarbeiter, Leistungen und Verträge übernehmen Sie mit dem Import-Assistenten aus Excel- oder CSV-Dateien. Vor dem Speichern zeigt eine Vorschau, was übernommen wird. Ein Import lässt sich auch wieder zurücknehmen, solange die Datensätze noch nicht weiterverwendet wurden.
Schreibt JP FM auch die Rechnungen?
Ja – als Entwurf, den Sie prüfen und freigeben. Für Pauschalverträge legen Sie eine Wiederholungsregel an, dann entstehen die Rechnungsentwürfe zum Stichtag von selbst. Aus einem angenommenen Angebot wird mit wenigen Klicks ein Entwurf; alle übrigen Rechnungen stellen Sie aus Leistungskatalog und Artikelstamm zusammen – auf Wunsch als E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Erfasste Arbeitszeiten werden dabei nicht automatisch zu Rechnungspositionen – sie fließen in Auswertung und Lohnvorbereitung.
Was kostet JP FM?
Je Benutzer, monatlich oder jährlich zahlbar, plus einmalige Einrichtung nach Benutzerzahl – Ihr Angebot kommt per E-Mail. Als Benutzer zählen die aktiven Anwenderkonten, nicht Funktionen, Objekte oder Aufträge; die Zugänge Ihrer Auftraggeber zum Kundenportal zählen nicht mit. Anfordern können Sie es auf der Preisseite.
Kann ich JP FM kostenlos testen?
Einen kostenlosen Selbst-Test gibt es nicht – dafür eine kostenlose Live-Demo an Ihren eigenen Abläufen. So sehen Sie vorab, ob JP FM zu Ihrem Betrieb passt, statt Zeit in einen leeren Test-Zugang zu stecken.