XRechnung und E-Rechnung im Facility Management: Was Betriebe beachten müssen

Die elektronische Rechnung ist im deutschen B2B-Geschäft keine Option mehr, sondern wird schrittweise zur gesetzlichen Pflicht. Für Facility-Management-Betriebe, die überwiegend an Unternehmen, Hausverwaltungen und öffentliche Auftraggeber fakturieren, ist das unmittelbar relevant. Dieser Beitrag ordnet Formate, Fristen und Pflichten nach dem aktuellen Stand des Umsatzsteuergesetzes ein – belegt mit offiziellen Quellen und ohne Fachchinesisch.

Was eine E-Rechnung ist – und was nicht

Eine E-Rechnung im rechtlichen Sinn ist nicht einfach ein PDF per E-Mail. Der Gesetzgeber versteht darunter eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausgestellt wird und der europäischen Norm EN 16931 entspricht (§ 14 Abs. 1 UStG). Ein reines PDF oder ein Papierbeleg gilt seit 2025 dagegen als „sonstige Rechnung“. Der Vorteil des strukturierten Formats: Rechnungen lassen sich automatisiert einlesen und verbuchen, ohne dass jemand Daten abtippt.

XRechnung oder ZUGFeRD?

In Deutschland erfüllen vor allem zwei etablierte Formate die Norm EN 16931:

• XRechnung: ein reines XML-Format, das im öffentlichen Auftragswesen (B2G) der Standard ist.
• ZUGFeRD (ab Version 2.x): ein hybrides Format, das die strukturierten XML-Daten in ein sichtbares PDF einbettet – lesbar für Menschen und Maschinen zugleich.

Beide Formate sind zulässig; welches sinnvoll ist, hängt vom Empfänger ab. Entscheidend ist nur, dass die strukturierten Daten der Norm entsprechen.

Die Fristen im Überblick

Zwei Bereiche muss man auseinanderhalten – öffentliche Auftraggeber und den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen.

Öffentliche Auftraggeber (B2G): Wer an Bundesbehörden fakturiert, muss die E-Rechnung bereits seit 2020 nutzen. Grundlage ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU, in Deutschland umgesetzt über die E-Rechnungsverordnung.

Unternehmen untereinander (B2B): Mit dem Wachstumschancengesetz (2024) wurde die verpflichtende E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze eingeführt (§ 14 Abs. 2 und § 27 Abs. 38 UStG). Die Einführung erfolgt gestaffelt:

• Seit 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können – diese Pflicht gilt bereits ohne Übergangsfrist.
• Bis 31. Dezember 2026: Beim Versand dürfen alle Aussteller übergangsweise noch Papier- oder – mit Zustimmung des Empfängers – PDF-Rechnungen verschicken.
• Bis 31. Dezember 2027: Diese Schonfrist verlängert sich für Aussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro.
• Ab 2028: Im inländischen B2B ist die E-Rechnung dann grundsätzlich für alle auch beim Versand verpflichtend.

Die Empfangsfähigkeit ist bereits Pflicht, der verpflichtende Versand kommt gestaffelt. Wer heute schon strukturiert abrechnet, ist auf beides vorbereitet.

Einzelne Ausnahmen sind gesetzlich geregelt – etwa Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, bestimmte steuerfreie Leistungen oder Rechnungen an Endverbraucher (B2C). Den für Ihren Betrieb maßgeblichen Stand sollten Sie mit Ihrem Steuerberater abklären; dieser Beitrag ist eine allgemeine Einordnung und keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Was das für FM-Betriebe praktisch bedeutet

Die gute Nachricht: Wer seine Rechnungen ohnehin aus einer Software erstellt, ist im Vorteil. Eine E-Rechnung entsteht dann nicht als zusätzlicher Aufwand, sondern als weiteres Ausgabeformat aus denselben Daten. Die eigentliche Herausforderung liegt weniger im Format als in der Datenqualität – und die ist am besten, wenn Rechnungen direkt aus den erbrachten Leistungen entstehen statt aus manuell gepflegten Excel-Listen.

Der erste, sofort umsetzbare Schritt ist die Empfangsfähigkeit: Prüfen Sie, ob Ihr Betrieb eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien annehmen und lesen kann – das ist seit 2025 Pflicht.

So bereiten Sie sich unkompliziert vor

Statt sich mit XML-Details zu beschäftigen, sollten FM-Betriebe auf durchgängige Prozesse setzen: Werden Leistungen strukturiert erfasst und Rechnungen daraus erzeugt, ist die E-Rechnung nur ein Ausgabeformat mehr. Das Abrechnungs-Modul von JP FM erzeugt Rechnungen wahlweise als PDF oder normkonforme E-Rechnung und übergibt die Daten strukturiert an die Buchhaltung – siehe auch DATEV, Kontierung und Abrechnung.

Quellen & weiterführende Informationen

• Bundesministerium der Finanzen: FAQ zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung zum 1. Januar 2025
• IHK Frankfurt am Main: E-Rechnungspflicht ab 2025
• Rechtsgrundlagen: § 14 Abs. 1 und 2, § 27 Abs. 38 Umsatzsteuergesetz (UStG); EU-Richtlinie 2014/55/EU (öffentliche Auftraggeber)