DATEV, Kontierung und Abrechnung: Wie FM-Betriebe ihre Buchhaltung vereinfachen

Ein Wartungsauftrag ist abgeschlossen, das Ersatzteil verbaut, die Stunden sind auf einem Zettel notiert – und dann beginnt die eigentliche Arbeit erst: Lieferschein abheften, Stundenzettel abtippen, Rechnung schreiben, am Monatsende alles für den Steuerberater sortieren. In vielen Facility-Management-Betrieben klafft zwischen der tatsächlich erbrachten Leistung und ihrer buchhalterischen Erfassung eine spürbare Lücke. Das kostet Zeit, produziert Rückfragen vom Steuerbüro und erhöht das Risiko, dass Belege verloren gehen oder falsch zugeordnet werden. Mit klaren Prozessen und einer sauberen Datengrundlage lässt sich dieser Bruch deutlich verkleinern.

Der Bruch zwischen Leistung und Buchhaltung

Typischer Ablauf in einem Hausmeister- oder Gebäudedienstleistungsbetrieb: Ein Mitarbeiter erledigt einen Auftrag am Objekt, notiert Zeit und verbrauchtes Material, im Büro wird daraus eine Rechnung erstellt – und am Monatsende müssen alle Rechnungen, Ausgabenbelege und Zahlungen so aufbereitet werden, dass der Steuerberater oder das Lohnbüro sie ohne Rückfragen verarbeiten kann. Je mehr Medienbrüche auf diesem Weg liegen – Papier, Excel-Listen, Fotos von Lieferscheinen im Chat –, desto höher die Fehlerquote und desto später der Monatsabschluss. Wenn Sie Auftrag, Rechnung und Zahlungsstatus durchgängig in einem System erfassen, vermeiden Sie doppelte Dateneingabe; wie diese Kette im Detail aussieht, beschreibt der Beitrag vom Auftrag zur Rechnung.

GoBD: Was digitale Belege wirklich erfüllen müssen

Die GoBD – die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – sind kein Selbstzweck, sondern der Maßstab, an dem die Finanzverwaltung digitale Buchführung misst. Sie verlangen im Kern, dass Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar erfasst werden und dass die Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist maschinell auswertbar bleiben. Für FM-Betriebe heißt das konkret: Ein Foto eines Lieferscheins reicht nicht, wenn es beliebig überschrieben werden kann; Rechnungen und Ausgabenbelege müssen so abgelegt werden, dass sie im Ursprungszustand erhalten bleiben und einer Betriebsprüfung geordnet vorgelegt werden können.

Aufbewahrungsfristen: acht, sechs oder zehn Jahre?

Nicht jede Unterlage muss gleich lange aufbewahrt werden. Nach § 147 Abgabenordnung gilt:

• Zehn Jahre: Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte.
• Acht Jahre: Buchungsbelege wie Rechnungen und Kostenbelege – diese Frist wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Januar 2025 von zuvor zehn auf acht Jahre verkürzt.
• Sechs Jahre: empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen.

Die Frist beginnt jeweils erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist oder die letzte Eintragung erfolgte (§ 147 Abs. 4 AO) – nicht mit dem Belegdatum selbst. Wenn Sie heute digital archivieren, sollten Sie diese Fristen von Anfang an mitdenken, statt sie erst bei der nächsten Betriebsprüfung nachzuvollziehen.

Eine geordnete, GoBD-konforme Ablage ist kein Extraprojekt für die Steuerprüfung – sie ist das Nebenprodukt eines sauberen digitalen Rechnungsprozesses.

Dieser Abschnitt ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall; er dient der allgemeinen Information.

DATEV-Formate und Kontenrahmen verstehen

Wenn vom „DATEV-Export“ die Rede ist, sind meist zwei Formate gemeint: ein CSV-Buchungsstapel mit den reinen Buchungssätzen oder ein XML-Format, das zusätzlich die zugehörigen Belegdokumente mitliefert. Für die Kontierung – also die Zuordnung eines Belegs zu einem Konto – arbeitet die Mehrheit der Steuerberater mit einem der beiden DATEV-Standardkontenrahmen: SKR03, der sich am betrieblichen Prozessablauf orientiert und häufig bei Einnahmen-Überschuss-Rechnern zum Einsatz kommt, oder SKR04, der sich an der Gliederung von Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung ausrichtet. Beide nutzen dieselbe vierstellige Kontenlogik, vergeben für denselben Geschäftsvorfall aber unterschiedliche Nummern – Raumkosten liegen in SKR03 beispielsweise auf Konto 4200, in SKR04 auf Konto 6305. Welcher Rahmen verwendet wird, entscheidet in der Regel Ihr Steuerberater; Sie müssen ihn nicht selbst festlegen, aber wissen, dass Ihre Software den passenden Rahmen unterstützen sollte.

Was eine gute Übergabe an Steuerberater und Lohnbüro leisten sollte

Für die Praxis zählt weniger die Formattreue im Detail als die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der übergebenen Daten. Eine brauchbare Übergabe enthält je Beleg mindestens:

• Konto- und Gegenkontovorschlag sowie Steuerschlüssel,
• Belegnummer, Belegdatum und Buchungstext,
• Kostenstelle, wenn Sie nach Objekt oder Kunde auswerten möchten,
• eine Referenz auf das Originaldokument statt einer offen erreichbaren Datei-URL.

Wichtig ist dabei die klare Rollenteilung: Eine Software kann Konten, Steuerschlüssel und Kostenstellen vorschlagen und einen Buchungsstapel vorbereiten – die abschließende steuerliche Würdigung und die verbindliche Verbuchung bleiben Aufgabe des Steuerberaters oder Lohnbüros. Das gilt besonders für die Lohnvorbereitung: Zuschläge, Abwesenheiten und Stundenzettel lassen sich strukturiert aufbereiten und als DATEV-vorbereitete Datei exportieren, eine steuerlich verbindliche Lohnabrechnung ersetzt das nicht.

In JP FM laufen Angebot, Auftrag und Rechnung im Modul Angebote & Rechnungen durchgängig zusammen; aus freigegebenen Rechnungen und Ausgabenbelegen lässt sich ein vorbereitender, DATEV-naher Buchungsstapel als CSV exportieren – mit Kontovorschlag nach SKR03/SKR04, Steuerschlüssel, Kostenstelle und Belegreferenz, ausdrücklich als Entwurf für die Prüfung durch den Steuerberater gekennzeichnet. Für die Personalseite bereitet das Modul Personal & Lohn Stundenzettel und Zuschläge auf und erzeugt daraus eine DATEV-vorbereitete Exportdatei fürs Lohnbüro – auch hier ohne Anspruch auf eine fertige, steuerlich verbindliche Lohnabrechnung. Wenn Sie zusätzlich verpflichtende E-Rechnungen ausstellen müssen, finden Sie die Grundlagen dazu im Beitrag zu XRechnung und E-Rechnung.

Am Ende ist der Nutzen simpel messbar: Je weniger manuelle Übertragungsschritte zwischen Auftrag und Buchhaltung liegen, desto schneller steht Ihr Monatsabschluss – und desto weniger Rückfragen landen auf dem Schreibtisch Ihres Steuerberaters.

Quellen & weiterführende Informationen

• § 147 Abgabenordnung (Aufbewahrungsfristen) – dejure.org
• Aufbewahrungsfristen 2026: Welche Unterlagen vernichtet werden können – Haufe
• GoBD – Grundsätze zur elektronischen Buchführung – IHK München
• Kontenplan: Buchhaltung mit SKR03 und SKR04 – DATEV