Profitabilität je Kunde und Objekt: Warum Bauchgefühl im FM nicht reicht

Viele Facility-Management-Betriebe wissen genau, was ein Kunde oder ein Objekt an Umsatz bringt – und erstaunlich wenige wissen, was davon tatsächlich übrig bleibt. Der Jahresabschluss zeigt am Ende ein Gesamtergebnis, aber nicht, welcher Vertrag es trägt und welcher ihn heimlich auffrisst. Wer Preise, Personaleinsatz und Vertragsverlängerungen auf Basis von Bauchgefühl statt belastbarer Zahlen entscheidet, überlässt die eigene Marge dem Zufall.

Warum Umsatz nichts über Rentabilität aussagt

Ein Objekt mit hohem Auftragsvolumen wirkt auf den ersten Blick attraktiv – ob es sich lohnt, zeigt sich aber erst, wenn die tatsächlichen variablen Kosten gegengerechnet werden. Genau das leistet die Deckungsbeitragsrechnung: Vom Umsatzerlös werden die variablen Kosten abgezogen, übrig bleibt der Deckungsbeitrag (DB1), der die Fixkosten decken und am Ende den Gewinn erwirtschaften muss. In der mehrstufigen Variante lassen sich Fixkosten zusätzlich verursachungsgerecht auf Kunden, Objekte oder Leistungsbereiche verteilen (DB2, DB3 …), statt sie pauschal über den gesamten Betrieb zu verteilen. Der entscheidende Unterschied zur reinen Vollkostenbetrachtung: Durchschnittswerte verschleiern, welcher einzelne Auftrag profitabel ist und welcher nur deshalb nicht auffällt, weil andere Aufträge ihn querfinanzieren.

Ein vereinfachtes Beispiel macht den Unterschied deutlich: Objekt A bringt 4.000 Euro Monatsumsatz, dem Personal- und Materialkosten von 3.200 Euro gegenüberstehen – Deckungsbeitrag 800 Euro. Objekt B kommt nur auf 2.500 Euro Umsatz, verursacht aber lediglich 1.600 Euro variable Kosten und erwirtschaftet damit 900 Euro Deckungsbeitrag – mehr als Objekt A, obwohl der Umsatz deutlich niedriger ist. Wer nur auf den Umsatz schaut, würde die Prioritäten genau andersherum setzen.

Ein Objekt kann ordentlich Umsatz bringen und trotzdem Verlust machen – solange nur der Umsatz betrachtet wird, fällt das nicht auf.

Die drei Kostenblöcke, die zählen: Zeit, Material, Fahrt

Eine belastbare Kostenträgerrechnung im FM steht und fällt mit drei Datenquellen:

• Zeit – wer hat wie lange an welchem Objekt gearbeitet, zu welchem kalkulatorischen Stundensatz?
• Material – welcher Verbrauch wurde zu welchem Einkaufspreis welchem Auftrag zugeordnet?
• Fahrt und Anfahrt – wie viel Zeit und Fahrzeugkosten entfallen auf An- und Abfahrt, gerade bei kleinteiligen Objekten?

Hinzu kommen anteilige Gemeinkosten für Fuhrpark, Lager und Verwaltung, die sich keinem einzelnen Auftrag direkt zurechnen lassen, aber über einen Verteilungsschlüssel – etwa Zeitanteil oder Objektanzahl – einbezogen werden sollten. Wer diesen Block komplett weglässt, unterschätzt die tatsächlichen Kosten systematisch. Die einschlägigen Kostenrahmen im Facility Management – etwa die Nutzungskostengliederung nach DIN 18960 oder die Kostenstruktur der GEFMA-Richtlinie 200 – arbeiten seit Jahren mit genau dieser verursachungsgerechten Zuordnung über Kostenstellen und Leistungsschlüssel statt über pauschale Flächenumlagen. Wenn Sie Zeiten, Material und Fahrten nicht objekt- oder auftragsscharf erfassen, lässt sich diese Zuordnung im Nachhinein nicht mehr rekonstruieren.

Warum Pauschalverträge heimlich draufzahlen

Pauschalpreise sind für Kunden attraktiv und für den Vertrieb einfach zu verkaufen – sie basieren aber auf einer Kalkulation, die zum Vertragsbeginn einmal gestimmt hat. Steigt der tatsächliche Aufwand schleichend – mehr Störungen, häufigere Sonderaufträge, dichter getaktete Reviere –, sinkt die Marge, ohne dass es jemand bemerkt, solange nur der Umsatz beobachtet wird. Eine Nachkalkulation, die geplanten und tatsächlichen Aufwand je Auftrag gegenüberstellt, macht diese Erosion sichtbar, bevor die nächste Vertragsverlängerung ansteht. Gerade bei langlaufenden Wartungs- und Pflegeverträgen lohnt sich ein regelmäßiger Blick auf einzelne Objekte statt nur auf die Kundenbeziehung als Ganzes.

Woran Sie ein unprofitables Objekt frühzeitig erkennen

Bis zum nächsten Jahresabschluss zu warten ist zu spät – einige Warnsignale lassen sich schon im laufenden Betrieb beobachten:

• Die tatsächlich benötigte Zeit je Einsatz liegt regelmäßig über der ursprünglich kalkulierten Zeit, ohne dass die Pauschale angepasst wurde.
• Sonder- und Zusatzeinsätze außerhalb der eigentlichen Leistungsbeschreibung häufen sich, werden aber nicht separat berechnet.
• Der Materialverbrauch je Objekt steigt spürbar, ohne dass sich Fläche oder Nutzung erkennbar verändert haben.
• Die letzte Preisanpassung liegt deutlich länger zurück als die letzte Lohn- oder Materialpreiserhöhung.

Jedes dieser Signale lässt sich nur erkennen, wenn Soll- und Ist-Werte je Auftrag überhaupt gegenübergestellt werden – genau das leistet die im vorigen Abschnitt beschriebene Nachkalkulation.

Datengrundlage schaffen: Was eine echte Auswertung braucht

Deckungsbeitragsrechnung ist kein Excel-Kunststück, sondern eine Frage der Datenqualität im Tagesgeschäft. Voraussetzung sind:

• Zeiterfassung, die Aufgaben eindeutig einem Objekt oder Auftrag zuordnet – nicht nur „Projekt X, irgendwann diese Woche“,
• Materialverbrauch, der beim Verbrauch gebucht wird statt am Jahresende geschätzt,
• kalkulatorische Kostensätze für Personal, Fahrzeuge und Geräte, die regelmäßig aktualisiert werden,
• eine Auswertung, die Kunde und Objekt getrennt zeigt – ein Kunde mit mehreren Objekten kann im Schnitt profitabel sein, obwohl ein einzelnes Objekt tief in den roten Zahlen steckt.

In JP FM fließen genau diese Quellen zusammen: Stunden aus dem Modul Zeiterfassung, Materialverbrauch aus dem Lager – mehr dazu im Beitrag Lager, Einkauf und Verbrauchsmaterial – und Erlöse aus dem Rechnungsmodul lassen sich im Modul Berichte & Auswertungen automatisiert zu einer Deckungsbeitragsauswertung je Kunde und Objekt verdichten, inklusive Hinweisen bei auffälligen Abweichungen. Das ersetzt keine betriebswirtschaftliche Beratung, schafft aber die Datenbasis, auf der sich Preisanpassungen und Vertragsentscheidungen sachlich begründen lassen – nachvollziehbar von der einzelnen Aufgabe bis zur Auswertung, wie im Beitrag vom Auftrag zur Rechnung beschrieben.

Der erste Schritt ist selten eine neue Software, sondern die Entscheidung, Zeit und Material konsequent objektscharf zu erfassen. Erst danach lohnt sich für Sie die Diskussion über Dashboards und Kennzahlen.

Quellen & weiterführende Informationen

• Deckungsbeitragsrechnung: DB1 bis DB5 berechnen – für-gründer.de
• Berechnung der FM-Kosten im Kostenmanagement – fm-connect.com
• GEFMA – Deutscher Verband für Facility Management (Richtlinienreihe, u. a. GEFMA 200 „Kosten im Facility Management“)