Fachkräftemangel im Facility Management: Wie digitale Prozesse Teams entlasten

Der Fachkräftemangel ist für viele Facility-Management-Betriebe die größte Sorge – größer als Preisdruck oder Bürokratie, auch wenn beides eng zusammenhängt. Offene Stellen bleiben lange unbesetzt, erfahrene Mitarbeitende gehen in Rente, Nachwuchs ist knapp, und jede unbesetzte Stelle muss von den verbleibenden Kolleginnen und Kollegen mitgetragen werden. Software kann daran nichts Grundsätzliches ändern. Aber sie kann dafür sorgen, dass die vorhandene Mannschaft entlastet wird und mehr Zeit für die eigentliche Wertschöpfung hat, statt sie mit vermeidbarem Verwaltungsaufwand zu verlieren.

Wie groß die Lücke wirklich ist

Die Zahlen des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH) machen das Ausmaß deutlich: Ende 2025 waren bei der Bundesagentur für Arbeit rund 119.565 offene Stellen im Handwerk gemeldet, den tatsächlichen Fachkräftebedarf schätzt der ZDH auf etwa 200.000 – weil längst nicht jede offene Stelle überhaupt gemeldet wird. Hinzu kommt der Nachwuchs: 2025 blieben rund 16.200 Ausbildungsplätze im Handwerk unbesetzt. Und in den kommenden fünf Jahren steht bei bis zu 125.000 Betrieben – mehr als jedem zehnten – ein Generationswechsel an, für den vielerorts noch keine Nachfolge feststeht. Branchenübergreifend bestätigt die Bundesagentur für Arbeit den Trend: In ihrer Engpassanalyse 2025 gilt inzwischen jeder achte Beruf in Deutschland als Engpassberuf, mit klaren Schwerpunkten in Bau- und Handwerksberufen. Für Facility-Management-Betriebe, die auf genau diese Berufsbilder angewiesen sind, ist das keine abstrakte Statistik, sondern der Grund, warum offene Stellen inzwischen Monate statt Wochen brauchen, bis sie überhaupt besetzt werden können.

Gebäudereinigung als Beispiel

Besonders anschaulich zeigt sich die Lage im Gebäudereiniger-Handwerk, einem Kernbereich des Facility Managements. Mit rund 700.000 Beschäftigten in rund 20.000 Betrieben ist es laut Branchenreport 2025 des Bundesinnungsverbands des Gebäudereiniger-Handwerks (BIV) gemessen an der Beschäftigtenzahl der größte Handwerkszweig Deutschlands – seit 2008 ist die Zahl der sozialversicherungspflichtig Beschäftigten um 51,7 Prozent gestiegen, mehr als dreimal so stark wie im Handwerk insgesamt. Zugleich ist die Branche besonders auf Anlernkräfte angewiesen: 57,5 Prozent der Beschäftigten haben keinen formalen Berufsabschluss. Das macht einfache, selbsterklärende digitale Werkzeuge zur Voraussetzung – komplexe Software, die lange Schulungen erfordert, geht an der Realität dieser Teams vorbei, ganz gleich wie umfangreich ihr Funktionsumfang auf dem Papier wirkt.

Das Problem hinter dem Problem

Ein oft übersehener Aspekt: Ein erheblicher Teil der Arbeitszeit im Facility Management fließt nicht in die eigentliche Tätigkeit, sondern in Verwaltung. Wie groß dieser Anteil sein kann, zeigt die Herbst-Konjunkturumfrage des BIV von November 2025: Im Schnitt entfallen 32 Prozent der Arbeitszeit in den Firmenzentralen von Gebäudedienstleistern auf Bürokratie – bei rund einem Fünftel der befragten Betriebe sind es sogar die Hälfte oder mehr. Getrieben wird das unter anderem durch Unterweisungen und Gefährdungsbeurteilungen, die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, Aufenthalts- und Arbeitserlaubnisprüfungen sowie wiederkehrende Statistikpflichten. Diese Zeit ist doppelt teuer: Sie kostet Geld, und sie fehlt bei der Arbeit, für die eigentlich Personal gebraucht wird.

Bei Fachkräftemangel ist die entscheidende Frage nicht nur „Wie finde ich mehr Leute?“, sondern auch „Wie sorge ich dafür, dass meine Leute weniger Zeit mit Verwaltung statt mit ihrer eigentlichen Arbeit verbringen?“

Wo digitale Prozesse konkret entlasten

Die Hebel liegen dabei selten in einer einzelnen großen Funktion, sondern in vielen kleinen Reibungspunkten, die sich über den Tag summieren:

• Weniger Doppelarbeit: Einmal mobil erfasst, wird eine Information zu Nachweis, Stundenzettel und Rechnung – ohne erneutes Eintippen.
• Weniger Rückfragen: Wenn jeder seine Aufgaben, Touren und Objektinfos in der App sieht, entfallen unzählige Telefonate.
• Weniger Suchen: Dokumente und Historie hängen am Objekt – kein Wühlen in Ordnern und E-Mails.
• Weniger Reibung beim Einarbeiten: Neue und angelernte Mitarbeitende finden sich schneller zurecht, wenn Abläufe im System hinterlegt sind statt im Kopf einzelner Kolleginnen und Kollegen.

Digitalisierung als Argument im Recruiting

Es gibt einen weiteren, oft unterschätzten Effekt: Moderne, einfache Werkzeuge machen einen Betrieb attraktiver – und das ist keine reine Vermutung. In einer bevölkerungsrepräsentativen Bitkom-Umfrage stimmten 70 Prozent der Aussage zu, dass Digitalisierung das Handwerk als Arbeitgeber attraktiver macht; zugleich empfinden 49 Prozent der Befragten Handwerksbetriebe insgesamt noch als „zu analog“. Auch beim Nachwuchs zeigt sich das: Laut einer weiteren Bitkom-Erhebung unter Handwerksbetrieben lassen sich 54 Prozent der Ausbildungsbetriebe im Handwerk inzwischen von ihren eigenen Auszubildenden bei der Digitalisierung helfen, und 8 von 10 nutzen digitale Kanäle, um potenzielle Auszubildende überhaupt erst anzusprechen. Wer jungen Mitarbeitenden ein Klemmbrett und einen Papierstundenzettel in die Hand drückt, wirkt in diesem Umfeld schnell gestrig – eine gute mobile App signalisiert dagegen: Hier wird zeitgemäß gearbeitet.

Realistisch bleiben

Software ersetzt keine Menschen und löst den Fachkräftemangel nicht auf. Wer auf dem Arbeitsmarkt keine zusätzlichen Fachkräfte findet, muss mit den vorhandenen Kapazitäten haushalten – und genau hier setzt Digitalisierung an. Sie ist einer der wenigen Hebel, die kurzfristig wirken: Sie macht das vorhandene Team produktiver, ohne dass jemand härter arbeiten muss, und sie hilft dabei, die Zeit der raren Fachkräfte auf die Aufgaben zu konzentrieren, für die sie tatsächlich gebraucht werden, statt sie in Verwaltung und Suchen zu binden. Wie sich das mit sauberen Prozessen und Daten verbindet, zeigen die Beiträge zu Gebäudereinigung 2026 und Cloud statt Excel.

Quellen & weiterführende Informationen

• ZDH: Fachkräftesicherung im Handwerk – Zahlen und Fakten
• Deutsche Handwerks Zeitung: Branchenreport 2025 des BIV – Gebäudereiniger-Handwerk
• Handwerksblatt: Gebäudereinigung – so viel Zeit frisst die Bürokratie (BIV-Konjunkturumfrage)
• Bundesagentur für Arbeit: Engpassanalyse 2025 – Pressemitteilung vom 28.05.2025
• Bitkom: Digitale Services im Handwerk bislang wenig genutzt – Pressemitteilung vom 14.03.2025
• Bitkom: Digitalisierung des Handwerks 2025 – Pressemitteilung vom 28.08.2025