Cloud statt Excel: Warum moderne FM-Betriebe auf SaaS-Lösungen setzen

In vielen Facility-Management-Betrieben laufen zentrale Prozesse noch über Excel-Tabellen: Objektlisten, Wartungspläne, Stundenzettel, Mängelmeldungen. Das ist naheliegend, weil jeder Excel kennt und kein zusätzliches System eingeführt werden muss. Mit wachsender Betriebsgröße stößt dieser Ansatz jedoch an Grenzen, die selten sofort sichtbar werden, aber langfristig Zeit, Geld und Nerven kosten.

Die Grenzen von Excel und Insellösungen

Excel ist ein Rechenwerkzeug für Einzelpersonen, kein Mehrbenutzersystem für den laufenden Betrieb. Sobald mehrere Mitarbeitende gleichzeitig auf dieselbe Objektliste oder denselben Einsatzplan zugreifen, entstehen klassische Probleme: unterschiedliche Dateiversionen im Umlauf, überschriebene Änderungen, Formeln, die durch unbeabsichtigte Eingaben kaputtgehen. Eine vielzitierte Meta-Studie unter Leitung des Informatikers Pak-Lok Poon, veröffentlicht im Fachjournal Frontiers of Computer Science, kommt zu dem Ergebnis, dass in 94 Prozent der untersuchten Unternehmenstabellen nachweisbar Fehler enthalten waren – meist falsch eingegebene Formeln oder logische Fehler, die auch auf fehlende Schulung im Umgang mit komplexen Tabellenkalkulationen zurückgehen. Hinzu kommt: Wer wann welchen Wert geändert hat, lässt sich in einer klassischen Excel-Datei kaum lückenlos nachvollziehen. Für einen Wartungsnachweis oder eine Stundenabrechnung, die im Zweifel auch gegenüber Auftraggebern Bestand haben muss, ist das ein handfestes Risiko.

Typische Excel-Fallen im FM-Alltag

Die genannten Probleme zeigen sich in Facility-Management-Betrieben oft an denselben Stellen:

• Objektlisten: Ansprechpartner, Zugangsdaten oder Vertragslaufzeiten werden in mehreren Kopien gepflegt, die auseinanderlaufen, sobald zwei Personen unabhängig voneinander Änderungen eintragen.
• Wartungspläne: Fristen für Prüf- und Wartungstermine stehen in Tabellen, die niemand automatisch erinnert – ein übersehener Termin fällt oft erst auf, wenn er bereits überschritten ist.
• Stundenzettel: Arbeitszeiten werden händisch erfasst, später abgetippt und erst am Monatsende zusammengeführt, was Übertragungsfehler begünstigt und die Lohnvorbereitung verzögert.
• Mängelmeldungen: Meldungen aus dem Außendienst kommen per Anruf, Messenger oder E-Mail herein und müssen manuell in eine Liste übertragen werden, wobei einzelne Meldungen schlicht untergehen.

Jede dieser Fallen lässt sich einzeln durch mehr Disziplin abmildern. In der Summe zeigen sie aber ein strukturelles Problem: Excel wurde nie dafür entwickelt, als gemeinsame Betriebsdatenbank für wechselnde Teams und wachsende Objektbestände zu dienen.

Was SaaS-Lösungen strukturell anders machen

Cloudbasierte Software (Software-as-a-Service, SaaS) verlagert Anwendung und Daten auf zentrale Server, auf die berechtigte Nutzer über Browser oder App zugreifen. Das löst mehrere der genannten Probleme strukturell statt organisatorisch: Alle Beteiligten arbeiten in Echtzeit auf demselben Datenstand, parallele Dateiversionen entfallen. Änderungen lassen sich über ein Protokoll nachvollziehen, Backups und Sicherheitsupdates übernimmt der Anbieter, und neue Mitarbeitende erhalten über ein Rollenkonzept genau die Zugriffsrechte, die sie für ihre Aufgabe brauchen – nicht automatisch Zugriff auf die komplette Datei. Für Außendienstmitarbeitende im Facility Management, die selten am Schreibtisch sitzen, kommt ein weiterer Punkt hinzu: mobiler Zugriff auf Aufgaben, Checklisten und Objektdaten direkt vor Ort, ohne Papierlisten oder ausgedruckte Excel-Tabellen.

Die Cloud ist längst Normalität, nicht Ausnahme

Der Wandel ist in der deutschen Wirtschaft bereits weit fortgeschritten. Laut dem Bitkom Cloud Report 2025 nutzen inzwischen 90 Prozent der Unternehmen Cloud-Anwendungen, ein Jahr zuvor waren es 81 Prozent. Im Schnitt laufen bereits 47 Prozent aller IT-Anwendungen aus der Cloud – 2024 waren es erst 38 Prozent. 62 Prozent der befragten Unternehmen geben an, ohne Cloud-Lösungen im Betrieb faktisch stillzustehen. Hinzu kommt ein pragmatischer Aspekt: 60 Prozent fühlen sich laut Bitkom inzwischen dazu gedrängt, auf Cloud-Dienste umzusteigen, weil benötigte Software zunehmend ausschließlich cloudbasiert angeboten wird. Der Schritt weg von lokalen Excel-Dateien hin zu einer zentralen SaaS-Lösung ist damit kein Sprung ins Ungewisse mehr, sondern folgt einer Entwicklung, die in den meisten Branchen bereits Standard ist.

Eine ehrliche Abwägung

Cloud-Software löst nicht jedes Problem und bringt eigene Abhängigkeiten mit sich. Ohne Internetverbindung ist der Zugriff eingeschränkt, auch wenn viele moderne Lösungen inzwischen Offline-Funktionen für den mobilen Einsatz anbieten. Wichtiger ist die datenschutzrechtliche Seite: Werden personenbezogene Daten – etwa Kunden- oder Personaldaten – bei einem externen Anbieter verarbeitet, ist nach Art. 28 DSGVO grundsätzlich ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) erforderlich. Dieser muss unter anderem Gegenstand, Dauer und Zweck der Verarbeitung, die betroffenen Datenkategorien, technische und organisatorische Maßnahmen sowie Regelungen zu Unterauftragnehmern enthalten. Seriöse SaaS-Anbieter stellen einen solchen AVV standardmäßig bereit; er gehört bei der Anbieterauswahl ebenso geprüft wie Serverstandort und Verschlüsselung. Ebenso lohnt ein Blick auf die Exportmöglichkeiten: Eine gute SaaS-Lösung lässt Daten jederzeit als Tabelle oder Datei exportieren, sodass Betriebe nicht unfreiwillig dauerhaft an einen Anbieter gebunden bleiben. Dieser Abschnitt bietet eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Auch organisatorisch braucht die Umstellung Zeit: Prozesse, Berechtigungen und die Datenübernahme aus bestehenden Tabellen wollen sauber geplant sein, damit aus dem alten Excel-Chaos kein neues Cloud-Chaos wird.

90 Prozent der deutschen Unternehmen nutzen inzwischen Cloud-Anwendungen, 62 Prozent wären ohne sie nicht mehr arbeitsfähig – die zentrale Frage lautet für die meisten Betriebe längst nicht mehr „ob", sondern „wie" der Umstieg gelingt.

Fazit für FM-Betriebe

Excel bleibt ein nützliches Werkzeug für einmalige Auswertungen oder kleine Kalkulationen. Für den laufenden Betrieb mit mehreren Mitarbeitenden, wechselnden Objekten und dokumentationspflichtigen Prozessen stößt es an strukturelle Grenzen, die eine zentrale, cloudbasierte Lösung nicht hat. JP FM ist als SaaS-Software für Facility-Management-Betriebe genau darauf ausgelegt: zentrale Objekt- und Kundendaten, rollenbasierte Zugriffsrechte und Hosting in Deutschland, ohne dass Betriebe eigene Server betreiben müssen. Einen Überblick über die verfügbaren Bausteine gibt die Modulübersicht, dort finden sich auch Hinweise zu Sicherheitsaspekten cloudbasierter Systeme und zum Umstieg von papierbasierten auf digitale Prozesse. Konkrete Konditionen zeigt die Preisseite.

Quellen & weiterführende Informationen

• Bitkom: Cloud Report 2025 – Wirtschaft ruft nach einer deutschen Cloud
• t3n: Studie zu Fehlerquoten in Excel-Tabellen
• Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeiter (dejure.org)
• e-recht24: Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO