Handwerker und Subunternehmer im Facility Management richtig steuern

Nur wenige Facility-Management-Betriebe erbringen jede Leistung mit eigenem Personal. Spezialgewerke, saisonale Spitzenlasten und entfernte Objekte werden regelmäßig an Handwerker und Nachunternehmer vergeben – wirtschaftlich sinnvoll, aber nicht ohne Risiko. Denn wer einen Auftrag weiterreicht, gibt zwar die Ausführung ab, nicht aber automatisch die Verantwortung dafür, dass die Leistung stimmt.

Verantwortung ohne Kontrolle ist das eigentliche Risiko

Gegenüber dem eigenen Kunden bleibt der Facility-Management-Betrieb in der Pflicht, auch wenn ein Nachunternehmer arbeitet. Rechtlich greift hier § 278 BGB: Wer sich zur Erfüllung seiner vertraglichen Pflichten eines Dritten bedient, haftet für dessen Verschulden wie für eigenes Verschulden – anders als bei eigenen Mitarbeitern gibt es hier keine Möglichkeit, sich durch sorgfältige Auswahl zu entlasten. Ein mangelhaft oder gar nicht ausgeführter Auftrag des Subunternehmers fällt damit vertraglich auf den beauftragenden FM-Betrieb zurück, unabhängig davon, wer tatsächlich vor Ort war.

Mindestlohn: Auftraggeber haften wie ein Bürge

Besonders unterschätzt wird die sogenannte Bürgenhaftung. Nach § 14 Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) haftet ein Unternehmer, der einen anderen Unternehmer mit einer Werk- oder Dienstleistung beauftragt, für dessen Verpflichtung, seinen Arbeitnehmern das Mindestentgelt zu zahlen – wie ein Bürge, der auf die Einrede der Vorausklage verzichtet hat. Über § 13 Mindestlohngesetz (MiLoG), der ausdrücklich auf § 14 AEntG verweist, gilt diese verschuldensunabhängige Haftung branchenübergreifend für jeden Auftraggeber, der Aufgaben an Nachunternehmer vergibt. Nach der Rechtsprechung greift sie vor allem dann, wenn die weitergegebene Leistung zum Kerngeschäft gehört, das der Auftraggeber selbst am Markt anbietet – bei einem FM-Betrieb also typischerweise Reinigungs-, Wartungs- oder Hausmeisterleistungen. Zahlt der Nachunternehmer seinen Beschäftigten weniger als den gesetzlichen Mindestlohn, kann sich ein betroffener Arbeitnehmer direkt an den Auftraggeber halten.

Bauleistungen: Haftung auch für Sozialversicherungsbeiträge

Vergibt ein FM-Betrieb größere Instandsetzungs- oder Bauleistungen an Nachunternehmer, kommt eine weitere Haftung hinzu. Nach § 28e Abs. 3a SGB IV haftet der Auftraggeber bei Bauleistungen ab einem geschätzten Gesamtwert von 275.000 Euro wie ein selbstschuldnerischer Bürge für die Sozialversicherungsbeiträge des Nachunternehmers. Von dieser Haftung befreien kann sich, wer die Eignung des Nachunternehmers durch eine anerkannte Präqualifikation oder durch lückenlose Unbedenklichkeitsbescheinigungen der zuständigen Einzugsstellen nachweist – ein zusätzlicher Grund, Nachunternehmer nicht allein nach Preis, sondern auch nach nachgewiesener Zuverlässigkeit auszuwählen. Dieser Überblick ersetzt keine arbeits- oder sozialversicherungsrechtliche Beratung im Einzelfall.

Das Risiko der Scheinselbstständigkeit

Wer einzelne Handwerker dauerhaft und ausschließlich als „Ein-Mann-Subunternehmer“ wie eigenes Personal einsetzt, riskiert den Vorwurf der Scheinselbstständigkeit. Die Deutsche Rentenversicherung prüft dabei unter anderem, ob der Auftragnehmer weisungsgebunden und in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers eingegliedert ist, ob er ein eigenes unternehmerisches Risiko trägt und über eigene Betriebsmittel verfügt. In der Praxis sinkt das Risiko, wenn ein Subunternehmer mehrere Auftraggeber hat, eigene Preise kalkuliert und nicht in den festen Schichtplan des Auftraggebers eingebunden ist – Kriterien, die auch die Deutsche Rentenversicherung heranzieht. Besteht dennoch Unsicherheit, schafft das Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV Rechtssicherheit für beide Seiten. Wird eine abhängige Beschäftigung nachträglich festgestellt, drohen Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen – bei vorsätzlichem Handeln kann zusätzlich eine Strafbarkeit wegen Vorenthaltens von Arbeitsentgelt nach § 266a StGB im Raum stehen.

Ein Subunternehmer, dessen Leistung Sie nicht nachweisen können, ist ein Haftungsrisiko. Ein Subunternehmer, der in Ihren Prozess eingebunden ist und dieselben Nachweise liefert wie Ihr eigenes Team, ist eine Erweiterung Ihres Betriebs.

Klare Verträge, gleiche Nachweise, ein System für alle

• Klare Leistungsverzeichnisse: Leistung, Termin, Qualitätsanforderung und erwarteter Nachweis sind eindeutig festgelegt – Grundlage jedes Werkvertrags.
• Eignung vor Auftragserteilung prüfen: Qualifikationsnachweise, Versicherungen und – bei Bauleistungen – die Präqualifikation liegen vor und werden aktuell gehalten.
• Gleiche Nachweispflicht wie im eigenen Team: Auch Nachunternehmer dokumentieren Zeiten, Fotos und Unterschriften – idealerweise über dasselbe System wie die eigene Mannschaft.

Rechtlich ist die Grundlage meist ein Werkvertrag nach § 631 BGB: Geschuldet wird ein Erfolg, keine bloße Bemühung. Ein präzises Leistungsverzeichnis mit Abnahmekriterien ist deshalb keine Förmelei, sondern die Voraussetzung dafür, Mängel überhaupt rechtssicher rügen zu können. Ergänzend gehört der Nachweis einer ausreichenden Betriebshaftpflichtversicherung des Nachunternehmers zur Grundausstattung jeder Beauftragung – gerade weil die eigene Haftung gegenüber dem Kunden davon unberührt bleibt.

Der häufigste Fehler in der Praxis ist, bei Nachunternehmern lockerer mit der Dokumentation umzugehen als beim eigenen Personal – dabei ist der Nachweis hier besonders wichtig, weil der Auftraggeber selbst nicht vor Ort war. Wer Aufträge an eigenes Personal und an Nachunternehmer über dieselbe Planung führt, behält unabhängig vom Ausführenden den vollen Überblick. Eine Facility-Management-Software wie JP FM hilft dabei, Einsätze – mit eigenem Team oder mit Nachunternehmern – über dieselbe Aufgabenplanung zu steuern und Nachweise wie Fotos, Zeiten und Unterschriften einheitlich zu dokumentieren. Wie sich Touren und Einsätze objektbezogen planen lassen, zeigt das Disposition-Modul; wie saubere Stammdaten je Objekt die Grundlage dafür liefern, beschreibt Objektstammdaten richtig aufbauen. Das verbindet sich eng mit einem funktionierenden Qualitätsmanagement und den in Betreiberpflichten im Facility Management beschriebenen Dokumentationspflichten.

Quellen & weiterführende Informationen

• Gesetze im Internet (Bundesministerium der Justiz): § 14 Arbeitnehmer-Entsendegesetz – Haftung des Auftraggebers
• Zoll (Bundesministerium der Finanzen): Haftung des Auftraggebers nach dem Mindestlohngesetz
• Deutsche Rentenversicherung: Selbstständig oder abhängig beschäftigt – Scheinselbstständigkeit erkennen
• Deutsche Rentenversicherung: Das Statusfeststellungsverfahren
• Weitere Rechtsgrundlagen: § 13 Mindestlohngesetz (MiLoG) i. V. m. § 14 AEntG; § 278 BGB (Erfüllungsgehilfe); § 28e Abs. 3a Sozialgesetzbuch IV (Generalunternehmerhaftung im Baugewerbe)