Wie Facility Management zur besseren ESG-Bilanz von Unternehmen beiträgt

Nachhaltigkeitsberichterstattung war lange ein Thema für Konzerne mit eigener CSR-Abteilung. Inzwischen wirkt sie deutlich weiter in die Wirtschaft hinein: Auch mittelständische Auftraggeber, Vermieter und Immobilieneigentümer werden von Banken, Investoren oder größeren Geschäftspartnern zunehmend nach belastbaren Umwelt-, Sozial- und Governance-Kennzahlen gefragt. Ein wesentlicher Teil dieser Daten entsteht nicht in der Buchhaltung, sondern im laufenden Gebäudebetrieb – dort, wo Facility-Management-Dienstleister ohnehin täglich Verbrauchswerte erfassen, Wartungen dokumentieren und Mängel beheben. Wenn Sie diese Datenquelle als Facility-Management-Betrieb oder als Immobilienverantwortliche strukturiert nutzen, verschaffen Sie sich und Ihren Auftraggebern einen handfesten Vorteil bei der ESG-Bilanz.

Gebäude als größter Einzelfaktor im Energie- und Emissionshaushalt

Der Blick auf die Zahlen zeigt, warum Gebäude im Zentrum jeder ernsthaften ESG-Strategie stehen müssen: Laut Europäischer Kommission entfallen rund 40 Prozent des Energieverbrauchs und 36 Prozent der energiebedingten Treibhausgasemissionen in der EU auf Gebäude – mehr als auf Industrie oder Verkehr einzeln. In Deutschland lag der Anteil der Gebäude am gesamten Endenergieverbrauch 2024 nach Angaben des Umweltbundesamts bei 35,2 Prozent. Für Unternehmen, die ihre Klima- und Umweltbilanz verbessern wollen, führt an der Betriebsphase ihrer Immobilien deshalb kein Weg vorbei – unabhängig davon, ob es um eigene Standorte, vermietete Flächen oder betreute Objekte externer Auftraggeber geht. Welche konkreten Stellschrauben dabei wirken, zeigt der Beitrag zur Energieeffizienz im Gebäudemanagement.

Was ESG-Berichtspflichten für Unternehmen praktisch bedeuten

Der rechtliche Rahmen hat sich zuletzt spürbar verändert. Nach der Einigung von Rat und Europäischem Parlament auf die sogenannte Omnibus-Reform gilt die Berichtspflicht nach der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) künftig nur noch für Unternehmen mit mehr als 1.000 Beschäftigten und einem Jahresumsatz von über 450 Millionen Euro. Damit fällt ein erheblicher Teil der ursprünglich betroffenen Betriebe aus der unmittelbaren Berichtspflicht heraus. Für kleinere Facility-Management-Dienstleister und ihre Auftraggeber bedeutet das aber keine Entwarnung: Wer für berichtspflichtige Konzerne oder öffentliche Auftraggeber tätig ist, wird über Lieferketten- und Wertschöpfungskettenanfragen weiterhin regelmäßig um Verbrauchs-, Emissions- und Nachweisdaten gebeten. Im Zentrum der inhaltlichen Anforderungen (ESRS E1) stehen dabei Treibhausgasemissionen der Kategorien Scope 1 bis 3 – von eigener Verbrennung über eingekaufte Energie bis zu vor- und nachgelagerten Emissionen der Wertschöpfungskette. Berichtspflichtige Unternehmen müssen ihre Kennzahlen zudem über mehrere Jahre vergleichbar darstellen, was eine kontinuierliche und nicht nur stichtagsbezogene Datenerfassung voraussetzt. Diese Ausführungen stellen allgemeine Informationen dar und ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Die Rolle des Facility Managements in der Datenkette

Facility-Management-Betriebe sitzen an einer strategisch wichtigen Stelle dieser Datenkette. Sie erfassen im Tagesgeschäft genau jene Informationen, die für eine belastbare ESG-Bilanz gebraucht werden:

• Energie- und Wasserverbräuche einzelner Liegenschaften über die Zeit
• Wartungs- und Prüfnachweise für heiz-, kühl- und lufttechnische Anlagen
• Abfallmengen und Entsorgungswege je Objekt
• Arbeitssicherheitsvorfälle und Unterweisungen des eingesetzten Personals
• Nachweise zu eingesetzten Subunternehmern und deren Qualifikation

Ohne diese operativen Daten bleibt jede unternehmensweite Nachhaltigkeitsbilanz Stückwerk – die Zentrale kann nur bilanzieren, was aus den Objekten tatsächlich zurückgemeldet wird. Je nach Konstellation fließen FM-Daten dabei in den Scope-1- und Scope-2-Fußabdruck des Gebäudeeigentümers, etwa bei selbst betriebenen Heizanlagen und bezogenem Strom, oder in den Scope-3-Fußabdruck des Auftraggebers, wenn Facility-Services extern eingekauft werden. Für Auftraggeber, die mehrere Dienstleister und Standorte koordinieren, kommt erschwerend hinzu, dass die Datenqualität stark schwankt, wenn jedes Objekt eigene Formate und Ablagen pflegt. Wie Gebäudedienstleister diese Anforderungen in ihre Betriebsabläufe integrieren, beschreibt der Beitrag ESG für Gebäudedienstleister ausführlicher.

Mehr als Energie: soziale und Governance-Aspekte

ESG erschöpft sich nicht in Energie- und Emissionskennzahlen. Auf der sozialen Seite (S) zählen für Facility-Management-Betriebe unter anderem Arbeitssicherheit im Reinigungs- und Wartungsalltag, faire Entlohnung und die Qualifizierung von Personal und eingesetzten Subunternehmern. Auf der Governance-Seite (G) geht es um nachvollziehbare, auditierbare Prozesse: Wer hat wann welche Prüfung durchgeführt, welche Mängel wurden wie und in welcher Frist behoben, welche Nachweise liegen vor. Genau diese Nachvollziehbarkeit verlangen Auditoren bei einer CSRD-Prüfung ebenso wie Auftraggeber, die ihre eigene Berichtspflicht erfüllen müssen. Einen umfassenderen Überblick über die praktische Umsetzung liefert der ESG-Leitfaden für Facility-Management-Betriebe.

Eine ESG-Bilanz ist nur so belastbar wie die operativen Daten, auf denen sie aufbaut – und ein erheblicher Teil dieser Daten entsteht im Gebäudebetrieb, nicht im Reporting-Tool der Zentrale.

Strukturierte Datenerfassung statt Excel-Zettelwirtschaft

In der Praxis scheitert eine gute ESG-Datengrundlage häufig nicht am Willen, sondern an der Organisation: Verbrauchswerte stehen in Zählerprotokollen, Wartungsnachweise in Papierordnern einzelner Objekte, Vorfälle werden mündlich weitergegeben. Digitale Facility-Management-Software kann hier ansetzen, indem sie Aufgaben, Prüftermine, Mängelmeldungen und Dokumente objektbezogen und zentral erfasst, statt sie über verstreute Tabellen und Ordner zu verteilen. Auch mit JP FM können Sie Verbrauchs-, Wartungs- und Prüfdaten aus dem Tagesgeschäft strukturiert und objektbezogen dokumentieren, sodass sich diese Informationen bei Bedarf konsistent auswerten und an Auftraggeber weitergeben lassen. Eine fertige „ESG-Bilanz auf Knopfdruck“ liefert Ihnen das nicht – wohl aber eine strukturierte Grundlage, die Ihnen die mühsame manuelle Zusammenstellung der zugrunde liegenden Daten aus vielen Einzelquellen erspart.

Fazit

ESG-Berichtspflichten treffen nach der Omnibus-Reform zwar unmittelbar nur noch große Unternehmen. Der Datenbedarf entlang der Wertschöpfungskette bleibt für Facility-Management-Betriebe aller Größenordnungen jedoch bestehen, weil ihre Auftraggeber die Zahlen für die eigene Berichterstattung benötigen. Wenn Sie Verbrauchs-, Wartungs- und Sicherheitsdaten von Anfang an strukturiert statt nachträglich zusammengesucht erfassen, verschaffen Sie sich und Ihren Kunden einen klaren Vorsprung – unabhängig davon, wie sich der regulatorische Rahmen in den kommenden Jahren weiterentwickelt.

Quellen & weiterführende Informationen

• Europäische Kommission: Energy Performance of Buildings Directive – Anteil der Gebäude an Energieverbrauch und Emissionen
• Rat der Europäischen Union: Council signs off simplification of sustainability reporting and due diligence requirements (Omnibus-Reform)
• Umweltbundesamt: Treibhausgasminderungsziele Deutschlands
• Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) und European Sustainability Reporting Standards, Standard ESRS E1 „Klimawandel“ – europäisches Regelwerk zur Nachhaltigkeitsberichterstattung